所有企業(yè)都面臨員工差旅費(fèi)報(bào)銷的問題。一方面是員工多開票、開假票的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，另一方面是管理層設(shè)置重重關(guān)卡，雙方斗智斗勇，這一現(xiàn)象差不多成了職場慣例。
5月29日，鑫源控股組織銷售團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)新的《差旅費(fèi)管理辦法》，這份管理文件的核心在于公司將取消差旅費(fèi)報(bào)銷中的審核環(huán)節(jié)，讓員工在規(guī)定額度內(nèi)自主報(bào)銷。差旅開支作為企業(yè)的第二大可控成本，其規(guī)范和變革是企業(yè)管理升級(jí)的需要，同時(shí)也關(guān)系到企業(yè)的文化和人心。
5月29日，鑫源控股旗下SWM斯威汽車數(shù)十位銷售人員學(xué)習(xí)了新的差旅費(fèi)管理辦法，除了閱讀書面文件，還有一個(gè)重要環(huán)節(jié)——宣誓，公司希望員工用自我約束來推進(jìn)企業(yè)管理的突破。
嘗試：無人超市
今年年初，鑫源控股在廠區(qū)和員工宿舍區(qū)推出了一批無人超市，這些以小百貨銷售為主的超市24小時(shí)無人值守，而且無攝像頭監(jiān)督，員工直接從貨架選取商品，按標(biāo)價(jià)用手機(jī)或現(xiàn)金完成支付。
鑫源控股總裁助理余波介紹，鑫源控股在涪陵的制造基地設(shè)立了10個(gè)無人超市，陳列貨物總金額約4萬元。“在推出無人超市之初，管理層也有擔(dān)心，商品沒有任何監(jiān)控，是否會(huì)出現(xiàn)商品大量被盜現(xiàn)象？公司董事長甚至撂下話，準(zhǔn)備3個(gè)月拿出100萬來挑戰(zhàn)員工的良知。”
但無人超市最終的運(yùn)營數(shù)據(jù)卻讓管理層收獲了一份大大的信心：以今年5月份統(tǒng)計(jì)為例，無人超市當(dāng)月銷售5萬余元的貨物，損失約為700元，而且每月的損失額度都在下降。
推行：自主報(bào)銷
在順利實(shí)施無人超市后，鑫源控股緊接著開始醞釀推出差旅費(fèi)報(bào)銷的改革。
差旅費(fèi)歷來是企業(yè)管理中的一個(gè)“黑洞”，有企業(yè)管理專家曾深入研究了差旅費(fèi)報(bào)銷過程中的問題，認(rèn)為最突出的問題就是替代發(fā)票較為普遍：去河南出差，拿山東、北京的票來報(bào)銷；交通費(fèi)用其它票代替；甚至有人二月份出差，卻拿三月、四月份的票來報(bào)銷……
差旅費(fèi)報(bào)銷過程中的不規(guī)范，造成了企業(yè)管理中的灰色空間，一些員工利用程序漏洞謀取私利，有的常年在外出差的員工，在報(bào)銷環(huán)節(jié)獲得的私利甚至超過了工資。而公司為了堵住這個(gè)難以監(jiān)管的漏洞，唯一的辦法就是組織龐大的審核體系，報(bào)銷簽字環(huán)節(jié)涉及到部門主管、財(cái)務(wù)主辦、財(cái)務(wù)分管領(lǐng)導(dǎo)等，流程復(fù)雜。
而鑫源控股新的差旅費(fèi)管理辦法，將員工按照職級(jí)劃定報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，由出差員工自行填報(bào)，直接取消了審核流程。
把員工的心軟化下來 培養(yǎng)正直誠信的價(jià)值觀
（鑫源控股董事長龔大興）
重慶晨報(bào)：公司為什么會(huì)考慮在差旅費(fèi)方面做出改革？
鑫源控股董事長龔大興：企業(yè)要持續(xù)健康發(fā)展，員工與企業(yè)的關(guān)系是核心之一，如果處理不好，容易形成對立關(guān)系；如果處理好了，則會(huì)形成共振。
這幾年，管理層一直在摸索這項(xiàng)工作，做了很多嘗試。我們做了很多培訓(xùn)，讓員工讀經(jīng)典、寫家書。工廠傳統(tǒng)的管理強(qiáng)調(diào)的是監(jiān)督，但我們越來越發(fā)現(xiàn)，企業(yè)真正有效的管理是善待員工，與員工打成一片，讓所有人真正主動(dòng)發(fā)揮能動(dòng)性，而這一切的前提是要將員工的心“軟化下來”。
我們試點(diǎn)了無人超市，我們內(nèi)部叫“良知超市”，就是希望通過用坦誠和信任來啟迪員工的是非觀。超市試點(diǎn)結(jié)果讓我們很滿意，隨后啟動(dòng)了差旅費(fèi)報(bào)銷的改革。
每個(gè)企業(yè)都存在差旅費(fèi)報(bào)銷的問題。比如員工到成都出差，公司規(guī)定一天的住宿報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是260元，部分員工會(huì)認(rèn)為這個(gè)費(fèi)用無需節(jié)約，有的員工甚至想著如何將額度用滿，即使只住了160元的旅館，也會(huì)想方設(shè)法再找100元的假發(fā)票來沖賬。對于這種情況，管理者心知肚明，但又缺乏必要的手段，最后只得設(shè)計(jì)出復(fù)雜的審批流程。我們企業(yè)常駐在外的人員有數(shù)百人，公司一個(gè)月的機(jī)票費(fèi)用在40萬元以上，如果逐一審核每張發(fā)票，要耗費(fèi)巨大的精力。
重慶晨報(bào)：此次改革最大的亮點(diǎn)在哪里？
龔大興：我們參照同行業(yè)中上水平的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)，對全國主要城市的酒店進(jìn)行了研究，將員工的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)平均提高了30%。在標(biāo)準(zhǔn)之內(nèi)，員工可直接憑發(fā)票報(bào)銷，而不再需要繁瑣的3-4級(jí)審核。
例如員工去成都出差，我們的報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)是260元，員工實(shí)際住宿產(chǎn)生了260元，或者160元的費(fèi)用，就自行填表報(bào)銷，沒有審核環(huán)節(jié)。我們在制訂這項(xiàng)改革時(shí)，就是充分體現(xiàn)對員工的信任，培養(yǎng)他們正直誠信的價(jià)值觀。
重慶晨報(bào)：由員工自主填報(bào)費(fèi)用是否存在更大的管理風(fēng)險(xiǎn)和費(fèi)用風(fēng)險(xiǎn)？
龔大興：這項(xiàng)改革的核心是充分相信員工，需要常年教育員工，培養(yǎng)員工正確的觀念。另一方面，我們對員工的出差理由、線路、時(shí)間，特別是效率都會(huì)有更嚴(yán)格的要求，公司對員工提供的發(fā)票后續(xù)會(huì)有一個(gè)抽查環(huán)節(jié)，一旦發(fā)現(xiàn)假發(fā)票或者虛假報(bào)銷，公司有一個(gè)明確的罰金制度，甚至?xí)苯娱_除。
重慶晨報(bào)：企業(yè)希望達(dá)到什么目的？在哪些方面還存在改革空間？
龔大興：管理的難度是將員工的心管好，而要把心管好，前提就是互相信任。公司在管理上先向員工交心，我們希望所有人都能夠樹立“埋頭踏實(shí)做事，挺直腰桿做人”的價(jià)值觀。我們的愿景是成為值得信賴并受人尊重的企業(yè)，而只有每一個(gè)員工、每一個(gè)部門都做到了值得信賴并受人尊重，才能達(dá)成企業(yè)的最終目的。
無人超市、差旅報(bào)銷制度是我們階段性的試點(diǎn)，未來不排除在公司采購、工作時(shí)間考核等方面推行自我打卡、自我約束制度。
轉(zhuǎn)載/重慶晨報(bào) 記者/仇錚
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